Tips para organizar un evento de empresa
Si alguna vez te ha tocado organizar un evento de empresa o tienes uno cerca y te has sentido como un pez fuera del agua, ¡no te preocupes! Todos nos hemos enfrentado al típico dilema de “¿Por dónde empezamos?” en algún momento u otro.
Por eso, aquí traemos unos consejitos útiles y un paso a paso para que organizar tu evento sea súper sencillo y se ajuste como un guante a las necesidades de tu empresa.
1. ¿Qué es un evento de empresa?
No hay que ser matemático para saber qué es un evento corporativo, pero aunque parezca fácil, puede ser algo confuso. ¿Si mi negocio va a una feria se considera evento de empresa? ¿O significa lo mismo que evento empresarial?
Pues ni uno ni otro, o bueno, no exactamente. Un evento empresarial incluye todo tipo de eventos organizados por la empresa como ferias comerciales, lanzamientos, conferencias, etc.
Pero resulta que, un evento de empresa es una fiesta o reunión organizada por la compañía para todos los que trabajan en ella. Puede ser desde una comida casual hasta un evento más grande, como una jornada de formación, fiestas de fin de año o actividades de team building, etc.
2. Beneficios de celebrar tus eventos corporativos
Aunque parezca que la organización de un evento es complicada, lo bueno es que tienen un montón de ventajas que hacen que todo el esfuerzo valga la pena. ¿Quieres saber cuáles son?
Fomenta el buen rollo en el equipo
Son la excusa perfecta para estrechar lazos con nuestros compañeros y pasar un rato divertido fuera de la oficina.
Reconoce el esfuerzo de los compañeros
Estos eventos están enfocados en el equipo. Así que, son una fantástica oportunidad de destacar los éxitos y contribuciones y celebrar juntos los logros alcanzados
Nos hace sentir parte de algo
Cuando participamos en eventos de la empresa, nos sentimos más conectados con la cultura, los valores y la identidad corporativa. Es como estar en una gran familia.
El momento perfecto para la creatividad
Es un ambiente divertido e informal, ideal para ser innovador, creativo. Hasta viene muy bien para hablar chill y generar nuevas ideas, resolver problemas y fomentar la colaboración entre departamentos.
Mejora la imagen de marca
Los eventos corporativos bien organizados y divertidos pueden hacer maravillas para mejorar la percepción que tienen los empleados, clientes y el público en general sobre la empresa.
3. Tipos de eventos empresariales
Si queremos darle un empujoncito al buen rollo en la oficina, organizar eventos internos viene de perlas. Hay un montón de opciones para mejorar el ambiente laboral y que con un poco de creatividad y actitud pueden ser todo un éxito.
Eventos empresariales de fin de año
Son esas fiestas que organiza la empresa al final del año para celebrar los logros y compartir buenos momentos entre todos los compañeros.
Actividades de team building
Estupendos para mejorar el trabajo en equipo, la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.
Jornadas de formación
Sesiones educativas para aprender nuevos o prácticas para mejorar la capacitación en el trabajo.
Workshops
Son talleres prácticos donde podemos aprender habilidades específicas o profundizar en temas que nos interesan.
Celebraciones de aniversarios o hitos
Eventos especiales para conmemorar aniversarios importantes de la empresa, como el aniversario de su fundación, la apertura de una nueva sede o el lanzamiento de un producto emblemático.
Seminarios y conferencias internas
Charlas y presentaciones organizadas por la empresa para compartir información relevante, presentar nuevos proyectos o discutir estrategias comerciales.
Eventos deportivos o recreativos
Actividades deportivas o de ocio organizadas por la empresa para promover un estilo de vida saludable y fortalecer las relaciones entre los empleados.
4. Pasos para organizar un evento de empresa
Ahora que estamos al loro de todos los eventos de empresas que podemos hacer, es hora de poner manos a la obra y empezar a organizarlos. Pero, ¿por dónde empezamos? No te preocupes, aquí te contamos el paso a paso para organizar un evento de empresa y algunas ideas geniales para inspirarte.
Paso 1: Definir el objetivo y el presupuesto del evento
Antes de empezar a organizar un evento, tenemos que tener dos cosas claras. Necesitamos saber cuáles son los objetivos, qué queremos conseguir y cuánto dinero podemos gastar en ello ¿Qué queremos lograr? ¿Para qué nos sirve?
Establece objetivos claros
Por ejemplo, en vez de tener objetivos generales como “mejorar la comunicación”, nuestra meta puede ser incrementar la participación en las actividades de team building en un 20%.
Planifica el presupuesto
Tenemos que tener en cuenta todo lo que hay que invertir como el lugar, la decoración o el catering. Es importante no gastar más dinero del que tenemos.
Paso 2: Elegir el lugar y la fecha ideal
Ahora que sabemos qué queremos lograr y cuánto podemos gastar, es momento de elegir el lugar y la fecha perfecta para nuestra fiesta de empresa.
Tiene que ser como buscar casa, un lugar acogedor y cómodo. Pero sobre todo, debe de estar disponible para la fecha que queremos. Buscar bien y plantear diferentes alternativas es súper imprescindible para dar en el blanco.
Paso 3: Diseñar el programa y la agenda del evento corporativo
Lo más importante es encontrar el equilibrio perfecto entre momentos de diversión y productividad. ¿Cómo lograrlo? Con una agenda bien pensada. Para hacerlo aún más sencillo, podemos enviar una invitación del evento empresarial a cada participante. Así todos estarán al tanto de las actividades, horarios y demás detalles.
Durante la velada, es vital que todo fluya a las mil maravillas y sin contratiempos. Y para eso, nada mejor que crear un protocolo de organización de eventos y comunicación corporativa. De esta manera, todos estarán en sintonía y podremos manejar cualquier imprevisto con la calma y la eficacia de un equipo bien coordinado.
Paso 4: Organizar la logística y los detalles prácticos
Primero, debemos asegurarnos de tener todos los elementos necesarios en su lugar. Desde el equipo técnico hasta la decoración, es mejor que nada quede al azar. También es importante tener en cuenta la distribución del espacio. ¿Dónde vamos a ubicar los diferentes elementos? ¿Cómo será el flujo de los invitados? ¿Cuál será la entrada y la recepción? Es como armar un rompecabezas.
Además, no podemos olvidarnos de los pequeños detalles como la comida, las zonas de descanso y, por supuesto, qué tipo de regalos corporativos vamos a repartir. Si nos conviene que sean bolsas publicitarias, gadgets y regalos tecnológicos o camisetas personalizadas con nuestro logo. Aunque si quieres saber un poquito más de esto, aquí te dejo más info sobre los mejores regalos corporativos para potenciar tus eventos.
Paso 5: Promover el evento y generar expectativas
Después de dedicar tanto tiempo y energía para que salga fenomenal, queremos que todos nuestros compañeros de trabajo se unan a la fiesta. Por eso, es fundamental comunicarlo de la mejor manera posible.
Y ya que estamos, podemos publicarlo en las redes sociales. Funciona súper bien para mostrar nuestra cultura organizacional, y también es una excelente forma de darnos a conocer y atraer talento. Son técnicas de captación de clientes que tienen muchísimo efecto.
Podemos generar expectativas para aumentar el “hype” de nuestros seguidores y empleados y luego, compartir el éxito del evento una vez que haya terminado.
Paso 6: Evaluar el éxito del evento y aprender para el futuro
Ahora toca dar un paso atrás y reflexionar sobre cómo salió todo. Y para eso, ¿qué necesitamos? Pues, datos y opiniones.
Recopila feedback y comentarios
Identifica lecciones aprendidas y áreas de mejora
Organizar un evento de empresa puede parecer una tarea titánica, pero con estos consejos, estamos más que preparados para brillar en cualquier ocasión.
