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¿Qué es un manual de identidad corporativa y por qué es tan necesario en 2026?

El manual de identidad corporativa es el documento físico y/o digital que sienta las bases de la imagen corporativa de una empresa, con este documento puedes evitar que tu marca caiga en malas prácticas o que su esencia quede poco definida.

Además, al igual que ocurre con los regalos promocionales, su correcta aplicación contribuye a reforzar la percepción y coherencia de la marca frente a clientes y colaboradores.

¿Qué conocemos como un manual de identidad corporativa actualmente?

Es aquí donde se recogerán los usos, límites y prohibiciones a la hora de representar o usar la imagen de marca de dicha empresa, por lo que es muy importante que el manual esté listo y cerrado cuando la empresa empiece con su actividad para que su identidad visual no se vea dañada y se respete en todo momento.

Debe contener como mínimo los puntos relacionados con la imagen de marca (logotipo, isotipo, etc) y su construcción, así como usos correctos y prohibiciones; tipografía, colores, aplicaciones, uso para publicidad o papelería corporativa entre otros.

¿Por qué es tan necesario para mi empresa?

Su misión principal es hacer que se respeten las reglas de la identidad de marca de una empresa, es decir, un manual de identidad es a la empresa lo que una constitución a un país.

También debe de ser capaz de resolver todo tipo de dudas e incógnitas sobre aspectos como el logo, los colores, publicidad, etc. de una marca, y establecer los criterios por los que se regirá su identidad visual y comunicativa.

Por ejemplo, un manual de identidad corporativa es indispensable para el buen funcionamiento de una cadena de franquicias, ya que es ahí donde se determina el uso correcto de tipografías, colores, etc. que hará que todos los locales tengan la misma estética y el cliente lo note.

Cada vez nos encontramos con más casos de empresas que proporcionan un “kit de bienvenida” con una copia del manual de identidad a cada trabajador cuando entra en la empresa para que conozca más la marca y su ética de trabajo.

Tras haberlo leído, el trabajador debería ser capaz de entender a la empresa, saber su función y tanto su forma de trabajar como la manera en la que se comunica con sus clientes.

¿Cómo puedo conseguir un manual de identidad corporativa?

El manual de identidad de marca es un elemento que, aunque en una versión reducida y simplificada, acompaña al logotipo cuando se lo encargas a un diseñador/a, ya que entran conceptos como investigación, bocetado, resultado y justificación. Y es este último el que se refiere al manual de usos.

Pero es responsabilidad de una empresa encargar a un profesional la realización de un manual de marca completo, profundo y detallado, y aunque esto supone un gasto adicional, tiene una vida útil tan larga como uno quiera, ya que es fácilmente editable si se da el caso de tener breves actualizaciones.

P.e. un restyling o la aparición de nuevos soportes publicitarios o cualquier punto que represente un cambio importante a nivel corporativo.

Por otro lado, los manuales tienen que recopilar una serie de datos imprescindibles para estar bien estructurados y funcionar correctamente.

A pesar de que cada empresa tiene el suyo propio y puede ser más o menos extenso, la información básica que deben tener todos los manuales de identidad corporativa se puede resumir en los siguientes puntos:

Sobre la empresa: qué hace, a qué se dedica, explicar brevemente en qué consiste el negocio para contextualizar antes de seguir leyendo.

Misión, visión y valores: profundizar más en por qué surgió la empresa, qué se quiere conseguir, su filosofía, su modo de actuar, qué quiere transmitir a sus públicos…

La imagen corporativa del negocio: en esta parte se debe detallar a la perfección todo aquello que está relacionado con la imagen visual de la marca, los colores, la tipografía, el tono que se utilizará, el logotipo, variaciones, adaptaciones a plataformas, etc.

A continuación, profundizaremos mucho más en todos los puntos que debe tener un Manual de Identidad Corporativa para ser efectivo.

Hay manuales más largos y completos que otros, y no depende tanto de la capacidad económica de la empresa sino de su envergadura y alcance, por lo que nos encontramos con puntos que son imprescindibles y otros que, dependiendo de la empresa que sea, serán más o menos necesarios.

Partes del manual de identidad corporativa

¿Quién eres? ¿A qué se dedica tu empresa?

El primer punto de un manual debe informar de quién es la empresa y a qué se dedica. ¿Cómo te presentarías ante alguien que no te conoce? Esa es la base para empezar un buen manual corporativo.

Explica quién eres, a qué te dedicas como empresa, qué te inspira a la hora de trabajar, etc. Haz que el público descubra la parte más humana de tu marca.

Para esto se recomienda ser breve y conciso, para evitar grandes bloques de texto innecesarios. Sin embargo, recomendamos añadir imágenes que ayuden a conectar con la filosofía de la empresa.

Misión, visión y valores

En el siguiente punto, y siguiendo con las presentaciones, tenemos la oportunidad de hacer una declaración de intenciones, explicando la misión, visión y los valores de tu marca.

- Misión: la misión de una empresa es el motivo por el que ésta existe, y debería poder responder a las preguntas ¿quién soy? Y ¿qué hago? Suele reflejarse en una frase o párrafo de forma sencilla y clara. Un ejemplo podría ser: “Ser líder en el sector ofreciendo productos de calidad a buen precio y ser visionarios con las tendencias.”

- Visión: la visión es ese objetivo que se ha marcado la empresa en un plazo determinado de tiempo. Se trata de una declaración de intenciones que va desde el punto donde se ve en un plazo determinado de tiempo y cómo tiene pensado conseguir dicho objetivo. Por ejemplo, “Llegar a ser en 10 años la empresa líder en la compra, rehabilitación y venta de coches vintage”.

- Valores: los valores de una empresa son la manera en la que ésta se describe y qué quiere transmitir a sus clientes. Sostenibilidad o igualdad son ejemplos de valores con los que una empresa puede sentirse identificada y que permitirán al público conectar con la marca.

Todas estas “declaraciones de principios de la marca” deben ser sencillas, claras y realistas. De nada sirve indicar un plazo de tiempo demasiado grande u objetivos optimistas pero imposibles de conseguir para tu marca.

Imagen corporativa

Este punto suele subdividirse en apartados, ya que se presenta la imagen corporativa en todas sus formas y a la vez se explica tanto su construcción como sus normas de uso y aplicaciones.

1. Colores corporativos

Aquí se reflejan todos los colores que usa la marca, tanto en su imagen como en su papelería, señalética, su web, etc. Es importante especificar tanto su uso teniendo en cuenta los diferentes soportes en los cuales se pueden representar, por lo que se debe indicar los distintos códigos de color:

- RGB (red, green y blue) es el modo de color digital, para las pantallas y monitores de los ordenadores, por lo que debes indicar éste código de color para la representación digital del logo.

También se conoce como colores luz, ya que la suma de los tres “canales” de este modo de color da como resultado blanco.

- CMYK (cyan, magenta, yellow y black) es un modo de color sustractivo, para los trabajos impresos. Permite representar una gran gama de colores con una buena adaptación a los medios industriales.

En este caso, la suma de los tres colores (CMY) daría como resultado el negro, sin embargo no es un negro como lo conocemos, sino que se aproxima a tonalidades marrones y es por esto que se añade a la mezcla la tinta negra (K).

- Hexadecimal. Este modo de color está pensado para el uso informático, ya que se relaciona con el lenguaje de programación HTML.

Según este sistema, el color tiene un código de seis dígitos, precedido por una almohadilla. Cada símbolo tiene un significado:

#XXXXXX : Los dos primeros dígitos representan la intensidad del color rojo.

#XXXXXX: El tercer y cuarto dígito muestra solo el color verde y su intensidad.

#XXXXXX: Los últimos dos dígitos mostrarían el azul y su intensidad.

De esta forma, un código hexadecimal completo de un color se forma sumando los colores de cada par de dígitos, por lo que si tuviésemos el color #FFFF00 el resultado sería la suma de rojo y verde, sin nada de azul, es decir, amarillo.

- Pantone es una marca estadounidense especializada en la fabricación de tintas, y disponen de bibliotecas de colores donde especifican la fórmula para crear tonalidades específicas.

El sistema se basa en una paleta o gama de colores (guías Pantone) donde aparecen pequeñas tarjetas con colores impresos (en papel estucado y no estucado) y los códigos necesarios para su fabricación exacta.

Cada color se describe con una numeración acompañada de unas siglas según el material sobre el cuál se imprimirá:

M: acabado mate.

C/CP: papel estucado (coated)

EC: papel estucado según el estándar de la Unión Europea.

U/UP: para papel texturizado.

TC/TCX: para tejidos.

TPX: para papel normal.

Q: para superficies plásticas opacas.

T: para plásticos transparentes.

2. Tipografía corporativa

De la misma forma, se explicarán las tipografías corporativas exponiendo la fuente y definiendo pesos, combinaciones y usos.

3. Lenguaje

Un apartado importante si tu empresa tiene previsto comunicarse con los clientes (como todas). Y es que hay muchas maneras de entablar una conversación con tus clientes, y la forma que elijas puede determinar tu éxito o tu fracaso.

El lenguaje corporativo se refiere tanto a las palabras, las imágenes y el tono que usa la empresa para comunicarse, ya sea internamente entre sus departamentos y trabajadores y trabajadoras, como externamente con los clientes.

Depende de varios factores, y no es igual para todas las empresas. Entendemos que si una empresa con un recorrido histórico o una administración el trato con el cliente sea más formal. Sin embargo, una empresa joven, moderna o dirigida a un público joven mantendrá un tono para con sus clientes más coloquial (siempre manteniendo los límites de la profesionalidad).

Para que un lenguaje corporativo sea eficaz, tendremos que tener en cuenta 3 puntos:

Coherencia

Los distintos departamentos dentro de la empresa deben respetar el lenguaje corporativo y usar los mismos términos y nomenclaturas.

Claridad

Usa un lenguaje sencillo, claro teniendo en cuenta la experiencia del usuario.

Distintivo corporativo

Para crear una buena conexión con el público, la empresa debe acotar bien su público objetivo y saber crear un tono característico y distintivo que encaje con ellos y que a su vez sirva para diferenciarte de otras marcas de la competencia.

4. Marca

¿Cómo se representa la marca? ¿Cuántas versiones del logotipo tienes?

Tendremos que definir la forma principal que tiene para representar tu marca, y en este punto se debe diferenciar entre logotipo, isotipo e imagotipo.

Logotipo:

Si la imagen de nuestra marca está formada por el nombre escrito, con una o varias tipografías.

Un ejemplo de logotipo sería ZARA, que es el nombre de la marca escrito con una tipografía con serifas.

Isotipo: Si la marca se representa por una parte simbólica (imagen) sin texto que le acompañe. Tenemos el ejemplo perfecto sería el icono de whatsapp, que en apenas unos años se ha instalado en los bolsillos y la cabeza de casi todo el mundo.

Imagotipo: Si la marca se representa por el texto junto con una imagen que le acompaña y se da que pueden funcionar por separado.

Podemos poner el ejemplo de McDonald 's, cuya marca es fácilmente identificable ya sea usando la M amarilla, el nombre de la marca o ambas.

Isologo: Si la imagen y el texto tienen que permanecer juntos para que se pueda entender.

En este caso nos puede venir a la cabeza los casos de Lay’s o Burger King, cuya imagen corporativa combina texto e imagen sin opción de separarse.

5. Áreas de seguridad

En los tiempos que corren, más que nunca nos parece impensable que no se respete una distancia de seguridad entre personas.

Pues con la identidad corporativa pasa lo mismo, nadie quiere que su logotipo aparezca pegado a otro. Por eso aquí se establece una medida mínima de distancia de seguridad que deberán respetar siempre, siendo ésta algo razonable y lógica llamadas áreas de seguridad.

Para esto se presenta el logotipo en su forma principal junto con una cuadrícula, donde se establece una primera unidad de medida (llámalo X) y a partir de éste explicas las dimensiones del espacio reservado. Este procedimiento debe repetirse con todas las versiones que existen del logo, manteniendo la unidad de medida básica igual para todos.

6. Construcción:

En este punto no se debe explicar cómo se ha diseñado nuestro logotipo ya que eso es algo que ni siquiera el diseñador encargado de hacerlo explica, sino mostrar cómo está formado.

Se suele mostrar el logo sobre una retícula, y se crea una unidad básica de medida (normalmente X) con la cual se establecen las proporciones de éste.

7. Test de reducción:

Todo tiene un límite, y la legibilidad de un logotipo también. Por eso cuando diseñamos nuestro logotipo lo correcto es comprobar hasta qué tamaño mínimo puede llegar sin que ello conlleve una pérdida de legibilidad o visibilidad.

Para esto, se recomienda representar la desescalada gradual del logotipo o imagen visual de la marca a partir de su tamaño original. A partir de ahí, se van haciendo copias (que se suelen poner una al lado de la otra) reduciendo gradualmente su tamaño.

Es importante añadir junto con cada reducción sus dimensiones. Así, al cabo de varias repeticiones llegaremos a un mínimo en el cual el texto pasa a ser ilegible o los detalles imperceptibles, por lo que ese logo pasa a ser inservible.

En este punto, destacaremos tanto el tamaño al que no se debería llegar (a modo de ejemplo) junto con el tamaño límite al que puede llegar el logotipo.

8. Usos y versiones

Actualmente tenemos una gran variedad de posibles soportes y medios donde representar nuestro logotipo.

Para que esto no influya en la visibilidad o legibilidad, debemos tener versiones que nos permitan adaptarnos a ellas:

Por eso es normal encontrar una versión principal, horizontal y/o vertical, en negativo, a color y /o monocromo. Junto a ellas, debe ir explicado el motivo necesario para usarla en vez de la principal.

9. Prohibiciones

¿Qué no se puede hacer con tu marca? ¿Qué composiciones están prohibidas? ¿Cómo no pueden personalizar tu logo?

Todo lo que no quieras que hagan con tu marca debe estar en este punto, y cuánto más específico seas menos posibilidades tienes de encontrar un resultado que no te gusta de tu logo.

Por ejemplo, cambios en el diseño del logo, los colores o el peso de la fuente pueden ser prohibiciones que queden reflejados en el manual de identidad corporativa.

10. Aplicaciones:

Es en este punto donde se exponen algunos ejemplos fotográficos de posibles usos de tu logo, de forma que se vea su correcta aplicación de forma más visual.

No hace falta que sean imágenes reales sino que es algo que puedes resolver de manera digital.

Bastaría con tener una imagen de la posible aplicación del logo: una furgoneta de reparto, una valla publicitaria, una factura, un bolígrafo…. cualquier cosa. Una vez la tengamos tendremos que saber cómo simular la impresión del logo, con programas profesionales como Photoshop.

De esta forma podremos simular algo que quizás aún no se puede permitir la empresa sin tener que hacer una gran inversión de capital.